PMO là gì? Vai trò của PMO trong doanh nghiệp
Content Network » Thắc mắc
PMO là gì? Vai trò của PMO trong doanh nghiệp
Content Network » Thắc mắc » PMO là gì? Vai trò của PMO trong doanh nghiệp
PMO là gì? PMO đóng vai trò như thế nào trong một doanh nghiệp? Cùng chúng tôi tìm hiểu về PMO trong bài viết dưới đây.
PMO là gì? PMO là làm gì?
Nội Dung Bài Viết
Văn phòng quản lý dự án (PMO) là một nhóm hoặc bộ phận thiết lập và duy trì các tiêu chuẩn để quản lý dự án trong toàn bộ tổ chức. PMO chịu trách nhiệm tạo ra các thủ tục và thực tiễn tốt nhất sẽ giúp các hoạt động:
Trọng tâm của họ là hoàn thành thành công các dự án và theo dõi tác động và hiệu quả của các thủ tục mà họ vạch ra. PMO liên tục tìm cách:
Bạn sẽ đạt được điều này chủ yếu bằng cách tạo ra các kế hoạch có thể hành động cung cấp các tiêu chuẩn để thực hiện các dự án một cách có cấu trúc và có thể lặp lại. Sự lặp lại là một thành phần quan trọng vì nó đảm bảo thành công trong quá khứ sẽ dẫn đến thành công trong tương lai. Nó cũng cho phép họ điều chỉnh các khía cạnh của quy trình để tinh chỉnh cách tiếp cận và quay số trong hiệu quả của hệ thống.
Tư duy thiết lập các tiêu chuẩn và đưa ra các phản ứng công thức cho các sự cố dường như có thể gây khó khăn cho nhiều nhà phát triển và có nguy cơ hạn chế sự sáng tạo và tự do cá nhân trong vai trò của một người.
Đây là lý do tại sao các PMO hiện đại cần tập trung vào việc cung cấp cấu trúc bằng cách sắp xếp các ưu tiên của công ty và khách hàng thành các mục tiêu có thể hành động, sau đó được giao cho các nhóm DevOps riêng lẻ để họ giải quyết theo cách ít bị cản trở hơn. Điều này giải phóng các nhóm DevOps khỏi phải lo lắng về bức tranh toàn cảnh trong khi vẫn cho họ không gian mà họ cần để linh hoạt sự khéo léo và quyền tự quyết của mình.
Các loại PMO khác nhau
Các loại PMO khác nhau
Để hỗ trợ cho các doanh nghiệp PMO được phân làm 3 loại là: Hỗ trợ, Kiểm soát và Chỉ thị.
PMO cũng có thể là đơn vị trong nội bộ hoặc được thuê từ bên ngoài. Các PMO nội bộ giúp thu hẹp khoảng cách giữa các nhóm đang phát triển nhanh và phát triển chậm trong doanh nghiệp. Chúng cũng phổ biến trong các tổ chức đang chạy các chương trình lớn trong quá trình chuyển đổi quy trình kinh doanh.
Các PMO bên ngoài có nhiều phẩm chất tương tự như các PMO nội bộ, họ cũng đặc biệt giỏi trong việc giao tiếp với khách hàng và các bên liên quan và nhóm sản phẩm đang thực hiện phát triển công việc mà bạn đang quản lý.
Vai trò và trách nhiệm của công ty PMO
Vai trò và trách nhiệm của công ty PMO
Dưới đây là 5 vai trò quan trọng của một PMO thành công:
1. Tiêu chuẩn hóa Quy trình Quản lý Dự án
Mục tiêu chính của PMO nằm trong việc tạo ra và tiêu chuẩn hóa các phương pháp, quy trình và công cụ. Họ chịu trách nhiệm tạo ra các mẫu và quy trình cũng như dạy mọi người cách sử dụng chúng. Điều cực kỳ quan trọng là các nhóm dự án sử dụng các công cụ, mẫu và quy trình giống nhau cho đúng chức năng.
Các mẫu mà PMO có thể tạo ra bao gồm:
Để điều phối tốt hơn toàn bộ quá trình thực hiện dự án, PMO có thể chọn áp dụng công cụ Quản lý Danh mục Dự án (PPM). Điều này sẽ khuyến khích các quy trình nhất quán giữa các nhóm dự án và cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực cho danh mục dự án.
2. Hỗ trợ thực hiện dự án
Một dự án thành công dựa vào sự hỗ trợ của toàn đội, đào tạo phù hợp và giao tiếp cởi mở.
Văn phòng Quản lý Dự án sẽ:
PMO thường đóng vai trò là ‘người phản hồi đầu tiên’ của dự án, sử dụng kinh nghiệm của họ để phát hiện các vấn đề, đưa ra lời khuyên và giải quyết các vấn đề.
Trong một số tình huống, họ cũng có thể giúp tìm phần mềm không nằm trong ‘bộ công cụ tiêu chuẩn’ của họ. Trong nhiều trường hợp, điều này đề cập đến phần mềm chuyên dụng hoặc các tình huống nguyên mẫu.
3. Cung cấp một cái nhìn tổng hợp về tất cả các dự án
Các bên liên quan của dự án và những người ra quyết định cần phải biết thông tin chi tiết về các dự án của bạn. Nếu không có sự hiểu biết đầy đủ, họ sẽ đấu tranh để đưa ra quyết định đúng đắn. Mặt trái của điều này, ở điểm giao giữa chiến lược và thực thi, các PMO cũng phải tự làm quen với những gì đang thực sự diễn ra trong công ty của họ.
Để thu hẹp khoảng cách giữa các dự án và các bên liên quan của họ, các PMO cung cấp các báo cáo kỹ lưỡng và bảng điều khiển phù hợp với nhu cầu của giám đốc điều hành của họ. Điều này có nghĩa là PMO phải:
Với nền tảng quản lý dự án phù hợp, bạn có thể tập hợp các bên liên quan lại với nhau và cung cấp cho họ thông tin chi tiết phù hợp, theo thời gian thực về các dự án của bạn. Điều này cho phép họ truy cập dữ liệu quan trọng, báo cáo và mức độ ưu tiên của dự án từ một nguồn sự thật duy nhất.
4. Lập kế hoạch và lên lịch các nguồn lực một cách chính xác
PMO phân bổ nguồn lực dựa trên mức độ ưu tiên của dự án và lý tưởng là tác động của nó đối với hoạt động kinh doanh tổng thể. Họ có khả năng dự đoán các nguồn lực cần thiết cho một dự án và từ đó tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực đắt tiền nhất, cho dù đó là đường hầm gió hay phòng thí nghiệm công nghệ cao.
5. Quản lý và Quản trị Danh mục Chiến lược
(SPM) điều chỉnh việc thực hiện dự án của bạn với tầm nhìn chiến lược của tổ chức. PMO chèo lái con tàu SPM, đảm bảo tất cả các nguồn lực, dự án và ngân sách đều phù hợp với các mục tiêu cao hơn của bạn.
Bằng cách cho điểm các dự án sử dụng các tiêu chí xác định trước, PMO thu hẹp các dự án của họ và chọn các sáng kiến tốt nhất theo mục tiêu của tổ chức của họ. Sau đó, PMO sẽ tư vấn cho quản lý cấp cao hoặc lãnh đạo cấp C để lựa chọn các dự án ứng viên phù hợp nhất với các mục tiêu chiến lược của công ty, bằng cách cung cấp một tình huống kinh doanh hợp lý và tỷ lệ chi phí / lợi ích rõ ràng.
Ngoài ra, PMO cũng giám sát rủi ro tổng thể của một dự án. Điều này không chỉ giới hạn ở những rủi ro liên quan đến nhân viên, mà là rủi ro đối với toàn bộ công ty, chẳng hạn như các vấn đề về tuân thủ hoặc phơi nhiễm tiêu cực. Từ đây, họ xây dựng các kế hoạch giảm thiểu và phòng ngừa cho các dự án ‘rủi ro’ trong tương lai.
Hy vọng rằng qua bài viết này các bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về PMO là gì. Mong rằng bài viết của chúng tôi có thể giúp bạn giải đáp được những thắc mắc về PMO cùng vai trò của họ trong doanh nghiệp.
Xem thêm: An ninh phi truyền thống là gì? Tổng hợp thông tin
PMO là gì? Vai trò của PMO trong doanh nghiệp
Content Network » Thắc mắcpmo-la-gi-pmo-la-lam-gi
